Sådan hjælper revisorer virksomheder med e-fakturering

E-fakturering er blevet et centralt element i moderne regnskab og forretningsdrift. Hvor papir- og PDF-fakturaer tidligere var normen, er elektroniske fakturaer nu standard i mange brancher – især når der handles med det offentlige. Men for mange virksomheder kan implementeringen virke teknisk og administrativt udfordrende. Her spiller revisoren en vigtig rolle. Revisorer hjælper ikke kun med at sikre, at e-faktureringen lever op til lovkrav, men også med at integrere systemerne i virksomhedens økonomistyring. I denne artikel ser vi på, hvordan revisorer rådgiver, opsætter og optimerer e-fakturering, så virksomheden får fuldt udbytte af den digitale løsning.

Hvad er e-fakturering, og hvilke krav stilles der?

E-fakturering er en proces, hvor fakturaer sendes elektronisk i et standardiseret format, som kan læses direkte af regnskabssystemer. I Danmark er det især OIOUBL- og PEPPOL-formatet, der bruges. Siden 2005 har det været et krav, at alle leverandører til det offentlige sender elektroniske fakturaer.

E-fakturering adskiller sig fra PDF- og papirfakturaer, fordi oplysningerne er strukturerede. Det betyder, at data kan overføres direkte mellem systemer uden manuel indtastning. Resultatet er færre fejl, hurtigere behandling og bedre sporbarhed.

Kravene til e-fakturering kan variere, men typisk gælder:

• Fakturaer skal følge et standardiseret format (fx OIOUBL).

• Vigtige oplysninger som CVR-nummer, ordrenummer og betalingsoplysninger skal være inkluderet.

• Ved handel med offentlige myndigheder skal fakturaen sendes gennem NemHandel eller PEPPOL-netværket.

For virksomheder, der handler internationalt, er e-fakturering også i stigende grad påkrævet. Flere EU-lande har indført obligatoriske systemer for at sikre gennemsigtighed og bekæmpe skatteunddragelse.

Selvom fordelene er tydelige, oplever mange virksomheder udfordringer ved overgangen. Det kræver både teknisk opsætning og organisatoriske ændringer. Her kan revisoren være en værdifuld partner.

Revisors rolle i opsætning og kontrol

Revisoren hjælper virksomheden på flere niveauer, når det gælder e-fakturering.

1. Rådgivning om valg af system
Revisoren kan analysere virksomhedens behov og anbefale det mest egnede regnskabs- eller ERP-system. Det handler om at vælge en løsning, der ikke bare opfylder lovkravene, men som også passer til virksomhedens størrelse og processer.

2. Opsætning og implementering
Mange revisorer tilbyder hjælp til selve opsætningen. Det kan være integration mellem regnskabssystemet og PEPPOL-netværket eller NemHandel. Revisoren sikrer, at fakturaerne sendes korrekt, og at de indeholder alle nødvendige oplysninger.

3. Kontrol og kvalitetssikring
Når systemet er i drift, kan revisoren løbende kontrollere, at e-fakturaerne stemmer med regnskabet. Hvis der opstår fejl eller afviste fakturaer, hjælper revisoren med at finde årsagen og rette problemet.

4. Uddannelse af medarbejdere
For mange virksomheder er e-fakturering nyt. Revisoren kan træne medarbejdere i at oprette og håndtere e-fakturaer korrekt, så systemet bruges optimalt.

5. Compliance og dokumentation
Revisoren sikrer, at virksomheden lever op til lovkravene, både i forhold til bogføringsloven og momsregler. Det betyder, at virksomheden kan stå på sikker grund ved kontrol fra SKAT eller andre myndigheder.

Revisorens rolle er dermed både teknisk og strategisk. De sikrer, at systemerne fungerer, og at virksomheden får maksimalt udbytte af digitaliseringen.

Gevinsterne ved professionel rådgivning

Når en revisor hjælper med e-fakturering, får virksomheden ikke kun styr på lovkravene – den opnår også en række konkrete fordele.

1. Fejlreduktion
   Elektronisk dataoverførsel reducerer risikoen for manuelle tastefejl. Revisoren sikrer, at opsætningen er korrekt, så fakturaerne altid indeholder de rette oplysninger.

2. Mere effektiv administration
   Fakturaer håndteres automatisk og indlæses direkte i systemet. Revisoren sørger for, at integrationerne kører gnidningsfrit.

3. Hurtigere betalinger
   E-fakturaer behandles ofte hurtigere end traditionelle fakturaer. Med korrekt opsætning og styring forbedres virksomhedens cash flow.

4. Overholdelse af lovkrav
   Ved at bruge en revisor undgår virksomheden risikoen for afviste fakturaer eller bøder, fordi systemet ikke lever op til kravene.

5. Skalerbarhed og fremtidssikring
   Når virksomheden vokser, kan e-faktura-systemet vokse med. Revisoren sikrer, at opsætningen er skalerbar og klar til at håndtere flere kunder og større mængder.

6. Strategisk indsigt
   Med e-fakturering bliver det lettere at trække rapporter og analysere data. Revisoren kan bruge disse data til at rådgive om økonomiske beslutninger og optimere processer.

Kort sagt: Med professionel rådgivning fra en revisor bliver e-fakturering ikke bare en pligt, men en investering i effektivitet og vækst.

E-fakturering er ikke længere fremtid – det er nutid. Når revisoren hjælper med at implementere og styre processen, får virksomheden ikke kun et system, der fungerer, men også et værktøj, der styrker økonomien og gør administrationen mere effektiv.