Digital dokumentation – krav fra revisor og myndigheder

Digitaliseringen har ændret måden, virksomheder håndterer dokumentation på. Hvor mapper og ringbind engang fyldte reolerne, er det i dag digitale bilag, systemer og cloud-løsninger, der dominerer. Men digital dokumentation stiller også nye krav – både fra revisor og fra myndigheder. Det handler ikke kun om at gemme fakturaer og kvitteringer, men om at sikre, at materialet er korrekt, tilgængeligt og opbevares efter lovgivningen. I denne artikel ser vi nærmere på, hvilke krav revisor og myndigheder stiller til digital dokumentation, og hvordan bogholderen hjælper virksomheden med at leve op til dem.

Lovkrav til digital dokumentation i regnskabet

Alle virksomheder i Danmark er underlagt bogføringsloven, som stiller klare krav til dokumentation. Når dokumentation håndteres digitalt, ændrer kravene sig ikke – men måden, de opfyldes på, ser anderledes ud.

Ifølge lovgivningen skal dokumentation:

• Være nøjagtig og fyldestgørende: Alle bilag skal kunne dokumentere de registrerede transaktioner.

• Gemmes i 5 år: Digitalt materiale skal kunne fremvises i hele perioden.

• Opbevares sikkert: Virksomheden skal beskytte data mod tab, manipulation og uautoriseret adgang.

• Være let tilgængelig: Myndigheder som SKAT skal kunne få adgang til bilag uden forsinkelse.

Med den nye bogføringslov, der gradvist indfases, bliver kravene til digital dokumentation endnu skarpere. Virksomheder skal fremover anvende digitale bogføringssystemer, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen, hvilket skal sikre en ensartet og sikker håndtering af dokumentationen.

Derudover har GDPR også betydning, fordi mange bilag indeholder persondata. Det betyder, at virksomheden ikke bare skal gemme dokumentationen, men også sikre, at den håndteres efter databeskyttelsesreglerne.

Alt i alt er budskabet klart: Digital dokumentation skal ikke kun eksistere – den skal opfylde både bogførings- og databeskyttelseskrav.

Revisors forventninger og kontrol

Når revisor gennemgår virksomhedens regnskab, er digital dokumentation et af de områder, der får størst opmærksomhed. Revisor skal kunne følge alle væsentlige poster i regnskabet tilbage til dokumentationen – også kaldet revisionsspor.

Revisors forventninger til digital dokumentation er typisk:

• At bilag er fuldstændige og stemmer overens med bogføringen

• At dokumentationen er organiseret, så transaktioner kan spores hurtigt

• At systemerne er pålidelige og beskytter mod fejl eller manipulation

• At der findes interne kontroller, der reducerer risikoen for fejl og svindel

Revisor vil ofte teste systemet ved at udvælge enkelte bilag og spore dem igennem hele processen – fra indgået faktura til betaling og bogføring. Hvis der mangler dokumentation, eller hvis systemet ikke er tilstrækkeligt sikkert, kan revisor blive nødt til at tage forbehold i sin erklæring.

For virksomhedsejeren betyder det, at en svag dokumentationspraksis kan skade troværdigheden. Banker og investorer ser negativt på forbehold i en revisionspåtegning. Derfor er korrekt digital dokumentation ikke kun et lovkrav, men også et konkurrenceparameter.

Hvordan bogholderen sikrer korrekt digital dokumentation

Bogholderen er den praktiske garant for, at virksomheden lever op til kravene. Rollen handler både om opsætning af systemer og om daglig kontrol.

Bogholderens typiske opgaver er:

• Valg af system: Sikre, at bogføringssystemet er godkendt og egnet til virksomhedens behov.

• Standardisering af processer: Indføre faste procedurer for, hvordan bilag indsamles, digitaliseres og arkiveres.

• Løbende kontrol: Tjekke, at bilag er fuldstændige, korrekt bogført og knyttet til de rette transaktioner.

• Backup og sikkerhed: Sørge for, at data er sikret mod tab, fx ved at bruge cloud-løsninger med høj sikkerhed.

• Uddannelse af medarbejdere: Træne ansatte i at bruge systemerne korrekt og forstå kravene til dokumentation.

Derudover fungerer bogholderen som bindeled til både revisor og myndigheder. Hvis SKAT anmoder om dokumentation, eller revisor har brug for uddybning, er det ofte bogholderen, der fremskaffer og forklarer materialet.

Et vigtigt råd fra bogholdere er at digitalisere alt fra starten. Selvom fysiske kvitteringer stadig findes, bør de scannes ind og arkiveres digitalt. På den måde er alt samlet ét sted, og risikoen for mistede dokumenter minimeres.

Med en bogholder, der har styr på processerne, kan virksomheden være tryg ved, at dokumentationen ikke bare lever op til kravene, men også fungerer som et aktivt styringsværktøj.

Digital dokumentation er ikke længere en mulighed – det er et krav. Når bogholderen hjælper med at sætte systemer og procedurer op, får du både ro i maven og styrket tilliden fra revisor, myndigheder og samarbejdspartnere.